Archiv für Mai 2013

Der tägliche Kampf mit der Kasse – Ordnungsgemäße Kassenführung

Die tägliche Praxis zeigt, das die Kasse für viele Unternehmer ein Problem  darstellt. Wird eine Kasse nicht ordnungsgemäß geführt, eröffnen Sie damit dem Finanzamt eine Schätzungsbefugnis (§162 AO) und dies kann zu hohen Nachzahlungen bishin zum Ruin des Unternehmens führen. Egal wie groß Sie sind, ob der kleine Unternehmer, der seine Tätigkeit im Nebengewerbe ausübt oder der große Unternehmer, führen Sie Ihre Kasse ordnungsgemäß.

Der größte Fehler, der in der Praxis immer wieder auftaucht ist, dass der Kassenbestand im Monat einen Minusbestand aufweist. Da fragt man sich schnell, woher hat der Unternehmer das Geld genommen? Hat die Kasse ein Geheimfach oder ein Loch?

Bei jeder Betriebsprüfung gehört die Prüfung der Kasse auf Minusbestände und Vollständigkeit dazu. Damit Sie in Zukunft nicht von Hinzuschätzungen betroffen sind, möchten wir Ihnen kurz die Grundzüge der ordnungsgemäßen Kassenführung darstellen.

Muss ich eine Kasse führen?

Jeder Unternehmer, der in seinem Bereich mit Bargeschäften zu tun, muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob für den Unternehmer Buchführungspflicht besteht oder ob der Gewinn nach der  steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird.

Was muss ich aufzeichnen in meinem Kassenbuch?

Folgende Angaben muss das Kassenbuch aufweisen:

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • fortlaufende Nummer (Belegnummer)
  • Buchungstext
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
  • zugrunde liegenden Steuersatz
  • Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
  • aktuellen Kassenbestand.

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung liegt vor, wenn die Eintragungen in den Geschäftsbüchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Es sollte jede Bewegung, die der Unternehmer in Bezug auf seine Kasse vornimmt, sich auch auf dem Papier (d.h. im Kassenbuch) widerspiegeln. Nach der aktuellen Rechtsprechung der Finanzgerichte ist es auch nicht mehr ausreichend, wenn die Tageseinnahmen in einer Summe erfasst werden. Es muss jeder Geschäftsvorfall gesondert erfasst werden. Die Aufzeichnung von Tageseinnahmen ist nur zulässig, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle auf andere Art und Weise nachgewiesen werden können (Der tatsächliche Kasseninhalt sollte täglich mit dem buchmäßigen Kassenstand abgeglichen werden und muss zu jedem Zeitpunkt übereinstimmen. Weiter zu beachten ist es, dass keine Eintragung/Buchung ohne ein Beleg erfolgen sollte („Goldene Buchungsregel“).

Für Barentnahmen und -einlagen muss der Steuerpflichtige gegebenenfalls
Eigenbelege fertigen, aus denen zumindest Datum und Betrag der Geldbewegung zweifelsfrei hervorgehen. Eine Kassenführung, bei der die Verbuchung der Barentnahmen und -einlagen ohne Belege am Monatsende im
Steuerbüro vorgenommen wird, hat nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs keine Beweiskraft der Ordnungsmäßigkeit inne und rechtfertigt Hinzuschätzungen. Die Belege müssen durchnummeriert und den Kassenunterlagen beigefügt werden, um eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen.

Ich benutze eine Registrierkasse, was muss ich beachten?

Wer eine elektronische Registrierkasse in seinem Geschäft verwendet, muss die Tagesendsummenbons aufbewahren.  Werden sowohl Umsätze mit 19% USt als auch Umsätze mit 7% erwirtschaftet (Kioskbetreiber, Metzgereien, Imbissbuden,…) muss auf den Tagessummenbons die Umsatzpositionen getrennt ausweisen. Hier bedarf es der korrekten Eingabe in der Registrierkasse. Gerade hier passieren in der Praxis des Öfteren Fehler. Durch Verprobungen und Testkäufen von der Finanzverwaltung können hier Unstimmigkeiten aufgedeckt werden und es kommt zu Hinzuschätzungen. Dies sollte vermieden werden.

Die täglichen Ausgaben müssen immer einzeln und gesondert aufgezeichnet werden. Setzt das Unternehmen eine elektronische Registrierkasse ein, müssen die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Bei gemischten Umsätzen (7 % und 19 % Umsatzsteuersatz) ist ein nach Steuersatz getrennter Ausweis der Umsätze in den Tagesendsummenbons erforderlich. Die Daten der Endsummenbons sind in das Kassenbuch als Tageseinnahme zu übernehmen. Die Ausgaben müssen hingegen einzeln aufgezeichnet werden. Wegen der erheblichen Manipulationsmöglichkeiten bei Registrierkassen gehören zu den aufzubewahrenden Organisationsunterlagen u. a. auch die Bedienungsanleitung und die Dokumentation der Programmierung der Registrierkassen.

Kann ich mein Kassenbuch über Excel führen?

Sie müssen das Kassenbuch nicht handschriftlich führen, sondern können auch die moderne Technik der EDV dazu verwenden. Es gelten hierbei die gleichen Grundsätze wie für Kassenbücher in Papierform. Wichtige Voraussetzung dabei ist es, dass das EDV-System verhindert, das einmal eingegebene Daten nachträglich nicht verändert werden können. Eine Manipulation muss ausgeschlossen werden. Damit kann ein ordnungsgemäßes Kassenbuch nicht über Excel geführt werden.

Was passiert, wenn das Finanzamt meine Kassenführung nicht anerkennt?

Erkennt die Finanzverwaltung die Kassenführung nicht an, weil Mängel festgestellt wurden, erfolgt eine Hinzuschätzung von steuerpflichtigen Einnahmen. Man geht davon aus, dass nicht alle Einnahmen zutreffend erfasst worden sind. Dies kann teuer werden.

Folgende Punkte werden bei der Kasse geprüft:

  • kommt es im Jahr zu Kassenfehlbeträgen?
  • werden besonders hohe Kassenbestände ausgewiesen?
  • es werden Kassenstürze durchgeführt
  • woher kommen die hohen Einlagen bzw. wohin gehen hohe Entnahmen
  • werden diese nur zum Ausgleich von Kassenfehlbeträgen erfasst?
  • sind Unregelmäßigkeiten festzustellen (z.B. Rechenfehler, Radierungen,
  • nicht zeitnahe Aufzeichnung)

Wie lange muss ich mein Kassenbuch aufheben?

Kassenbücher (manuell und elektronisch geführte) und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen, die sonstigen Belege und die Kassenendsummenbons müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was muss ich bei der Aufbewahrung bei meiner Registrierkasse beachten?

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen.

Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Soweit mit Hilfe eines Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV -Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Übergangsregelung für Altgeräte

Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Hinweis der Kanzlei Kastl (M.A.) & Kollegen:

Es zeigt sich, dass auch die Kassenführung ein wichtiger Bestandteil im Unternehmen ist und zu einer großen Gefahrenquelle werden kann.

Neben den eigentlichen Aufzeichnungen müssen auch die Aufbewahrungspflichten beachtet werden. Wer mit der Technik geht, muss auch die digitalen Unterlagen prüfungssicher aufbewahren. Gerne unterziehen wir Ihre Kasse einem Prüfungscheck, um späteren Ärger und hohe Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Haben Sie weitere Fragen zur Führung einer ordnungsgemäßen Kasse, scheuen Sie sich nicht und vereinbaren einen Beratungstermin.

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Die Facebook-Risiken

Neben Privatpersonen nutzen auch immer mehr Unternehmen social-media, insbesondere Facebook. Je mehr Facebook nutzen, desto mehr geraten auch die social-media-Plattformen in den Fokus von Rechtstreitigkeiten und der Gerichte. Wer Facebook etc. nutzt, hat dabei insbesondere zu beachten:

Impressum
Nach der Rechtsprechung ist auch das Facebook-Profil eine Internetseite, für die die gleichen Anforderungen gelten, wie für klassische Webseiten. Wer also impressumpflichtig ist, hat auch auf seinem Facebook-Profil ein Impressum zu hinterlegen. Zu beachten ist, dass das Impressum leicht zu erreichen sein muss; d. h. mit höchstens zwei Klicks, am besten aber mit nur einem.

Bilder etc.
Wer für sein Profil oder seine Beiträge fremde Bilder nutzt, muss dazu vom Urheber berechtigt sein. Wer also fremde Bilder auf Facebook veröffentlicht, braucht, wie bei einer klassischen Website, die Einwilligung des Urhebers. Andernfalls riskiert er teure Abmahnungen.

Links
Facebook hinterlegt standardmäßig auf einem Profil veröffentlichte Links mit Vorschaubildern. Auch diese Bilder unterliegen möglicherweise dem Urheberrechtsschutz. Erste Facebook-Nutzer wurden Medienberichten zu  Folge bereits abgemahnt. Ob durch die Nutzung des Vorschaubilds tatsächlich eine Urheberrechts-verletzung begangen wird, ist zwar höchstrichterlich noch nicht entschieden, wer aber auf Nummer sicher gehen will, sollte das Vorschaubild deaktivieren.

„Like it“/“Gefällt mir“-Button
Der „Like it“-Button wird für das Marketing über Facebook gern auf klassische Webseiten eingebunden. Der „Like it“-Button wird insbesondere von den Landesdatenschutzbehörden als nicht mit dem Deutschen Datenschutz vereinbar angesehen, weil er Daten an den Facebook-Betreiber übermittelt, noch bevor der Nutzer darüber aufgeklärt wurde. In diesem Zusammenhang wurde ein sog. „Zwei-Klick-Button“ entwickelt, bei der man den „Like it“- Button zunächst aktivieren muss, bevor er benutzt werden kann. Vor dem Aktvieren wird der Nutzer dann aufgeklärt, dass personenbezogene Daten übermittelt werden.

Pinnwand
Dass derjenige, der Beiträge auf seine Pinnwand veröffentlicht, nicht gegen Rechte anderer verstoßen darf, weil er z. B. Bilder veröffentlicht, ohne die Erlaubnis des Urhebers zu haben, haben wir oben bereits erörtert. Facebook bietet aber auch Dritten die Möglichkeit, Beiträge, Fotos, Videos etc. auf dem eigenen Unternehmensprofil zu veröffentlichen.

Höchstrichterlich ungeklärt ist die Frage, ob der Facebook-Nutzer auch für diese fremden Inhalte auf seinem Profil, z. B. Bilder, haftet. Vielfach wird argumentiert, dass der Facebook-Nutzer nur bzw. erst haftet, wenn er Kenntnis davon hat, dass z. B. das öffentliche Zugänglichmachen auf der Pinnwand gegen Urheberrechte Dritter verstößt und diese dann nicht unverzüglich  entfernt. Begründet wird dies damit, dass ein Dienste-Anbieter nach dem  Telemediengesetz, mit dem ein Facebook-Nutzer vergleichbar wäre, auch nur bei Kenntnis haftet. Ob diese Meinung zutrifft, ist allerdings höchstrichterlich noch nicht entschieden. Im Zweifel sollte man bei Inhalten Dritter vorsichtig sein.

Hinweis der Kanzlei Kastl (M.A.) & Kollegen:

Social-media bringt viele Vorteile, die sich ein Unternehmen zu Nutze machen kann, die Risiken sollte man aber vermeiden. Jedenfalls solange die Rechtlage noch nicht eindeutig ist, sollte man im Zweifel immer etwas  vorsichtiger sein, wenn man teure Abmahnungen vermeiden will.